Очистка вашего почтового ящика - это задача, которую большинство из нас бросает на наш план I'll-over-the-later-list - прямо между подачей банковских выписок и организацией корзин. Но почему?

Потому что людям трудно делать что-либо, если они не видят вверх.

Вот причина, чтобы сделать организацию входящих почтовых ящиков приоритетной: она сделает вас более счастливым, более мирным и продуктивным человеком.

В исследовании, проведенном Radicati несколько лет назад, исследователи предсказали, что средний работник будет отправлять и получать около 125 электронных писем в день к 2015 году. Это около 45 625 писем в год, включая «graymail», но не включая личную электронную почту. Итак, если у вас есть друзья, вы можете идти вперед и ударять по этому номеру вверх. Что это значит до времени?



В 2012 году в отчете McKinsey & Company было обнаружено, что люди тратят около 28% рабочей недели на чтение и ответы на электронные письма. Это примерно 12 часов в неделю. Я не знаю о вас, но если бы я мог сократить это число пополам, у меня было бы больше времени, чтобы пойти на йогу.

Но это больше, чем освобождение вашего времени. Я считаю, что ваш почтовый ящик - это представление вашего состояния. И очистка это действительно о мире, который приходит вместе с победой умственного беспорядка. Когда вы начинаете думать об электронной почте таким образом, вы внезапно видите важность получения вашего почтового ящика под контролем. Вот некоторые шаги, которые помогут вам начать:

1. Задайте себе трудные вопросы. Возможно, вам интересно, какое самоанализ имеет отношение к вашему почтовому ящику. Все, действительно. Внешний - это представление внутреннего. Думая о том, что ваш почтовый ящик является отражением вашего душевного состояния, начинайте с вопроса, почему вы позволили своему почтовому ящику выйти из-под контроля и что еще может заставить вас чувствовать себя неконтролируемым в вашей жизни. Ответ может быть таким же простым, как перегрузка или серьезность, так как избежать столь необходимого изменения карьеры. Идентификация и решение этих проблем может быть самой трудной частью всего процесса. Ответьте на себя честно, и вы будете мысленно и эмоционально подготовлены к решению этой задачи.



2. «RDFS» Ваши непрочитанные письма. В своей книге « Птица по птицам: некоторые инструкции для написания и жизни» Энн Ламотт вспоминает, как в детстве ее брат однажды был поражен школьным проектом о птицах. Ее отец сказал брату взять проект «птица птицей», поэтому он не был бы запуган огромной задачей впереди. Возможно, у вас может быть огромное количество непрочитанных писем. Вы должны сделать птицу птицей. Не думайте о том, чтобы быть сделанным, просто клевать в своем почтовом ящике понемногу, помня, что вы совершаете эту задачу для своего психического благополучия. Увидев каждое электронное письмо, поскольку все, у кого есть цель, избавляются от них, вы чувствуете, что достигли чего-то. «RDFS» - это простой способ сделать это. Я адаптировал этот изящный акроним от бывшего моего босса, который сказал мне, что каждое новое электронное письмо требует одного из четырех действий: немедленно реагировать, удалять без ответа, отслеживать или сохранять для справок в будущем. Знание, что у вас есть только четыре варианта для каждого нового письма рассеет чувства нерешительности и беспомощности, сократит время, необходимое для сортировки ваших непрочитанных писем и увеличения производительности. Когда вы проходите через все 5000 своих непрочитанных писем (или независимо от того, что ваш номер ... нет суждения здесь), большой кусок из них может попасть в категорию «отслеживать» или «сохранить для будущей справки», но именно поэтому важный следующий шаг заключается в том, чтобы создать систему организации, которая работает для вас.



3. Организуйте то, что осталось. Я никогда не перестаю удивлять меня тем, как нас устраивает обещание организации. Новый почтовый сервис Google, который называется Inbox, использует «электронную почту как модель списка дел». Он позволяет сортировать электронные письма в «закрепленные», «отложенные» или «готовые» категории и собирает большое количество писем в «пакеты» до сделать переполнение почтового ящика более управляемым. Да, это действительно удобно, но не соблазняйте его гладкостью. Вам не нужно, чтобы он очистил ваш почтовый ящик. Там нет волшебного взлома, который облегчит этот процесс. Но вот хорошая новость: есть дурацкая формула. Отказ от входящей почты просто требует разработки системы и поддержания ее соответствия. Если вы можете это сделать, вы являетесь gold.Here, как я это делаю: я использую один входящий почтовый ящик Gmail для всей моей почты, а после того, как у меня есть «RDFS» - мои новые письма, я архивирую «сохранить для будущей ссылки» «Письма с использованием папок Gmail, которые могут быть закодированы цветом и вложены. Если подходящей папки не существует, я создаю новую. На данный момент у меня есть 65 активных папок. (Большинство почтовых серверов могут выполнять аналогичную функцию, если вы не используете Gmail.) Затем я обращаюсь к своим «последующим» электронным письмам, которые храню в своем почтовом ящике (я стараюсь никогда не позволять этому номеру получать более 100, потому что знаю это лично заставляет меня чувствовать себя подавленным). Если эти «последующие» электронные письма требуют действий с моей стороны, я создаю «задачу» в Календаре Google (например: «Выберите место для обеда с Лизой» или «Отправить таблицу Excel моему боссу») и добавьте дату платежа к этой задаче, поэтому при необходимости я получу напоминание. Таким образом, я не просыпаюсь среди ночи, беспокоясь о том, что я забыл сделать. Серьезно, это стоит спокойного ночного сна. Позвольте себе разработать свой собственный протокол организации. Любой удобный для вас способ будет работать, если вы будете придерживаться его.



4. Снастите большие скалы. Согласно Стивену Кови, который написал «7 привычек высокопрофессиональных людей», «большие скалы жизни» - это задачи, которые, если вы не станете первыми, вы никогда не получите к ним вообще. Тем не менее, они часто являются самыми важными. И когда мы избегаем их, они взвешивают на нас умственно и эмоционально. Когда вы применяете большую метафорию рок-н-ролла по электронной почте, вы можете видеть, как легко потратить большинство вашего времени на онлайн-обработку крошечных зерен песка - срочные электронные письма, которые требуют немедленного внимание и дать нам иллюзию производительности - и отложить большие камни - электронные письма, которые требуют от нас серьезного мышления или действия. Чем дольше эти большие камни де-приоритеты, тем больше тревожных провокаций они становятся для нас. Диффузный потенциальный стресс, сделав обет, чтобы сначала решить большие электронные письма. Всегда. Вначале может показаться несовместимым обращение к более сложным, более трудоемким элементам входящих сообщений, но, потратив время на то, чтобы выяснить, что потребуют от вас эти электронные письма, вы сэкономите время и стресс в долгосрочной перспективе. Моменты после выдыхания, освобождение плеча, любуясь своим нетронутым почтовым ящиком, он снова начнет заполняться. Такова жизнь. Но не перегружайтесь - глубокая чистка сделана, и это тяжелая часть. Поддержание - это легкая часть теперь, когда у вас есть безупречная система на месте. Я говорю по опыту, когда говорю, что продуктивные дни и мирные ночи будут все, что вам нужно, чтобы ваш почтовый ящик снова становился загроможденным.